Empfangsassistenz & Office Management (m/w/d)

PS Direkt - Job perfekt

Sie sind ein Organisationstalent, behalten auch in einem lebhaften Umfeld den Überblick und sorgen mit Ihrer freundlichen Art für einen professionellen ersten Eindruck? Dann erwartet Sie hier eine abwechslungsreiche Position, in der Sie als zentrale Anlaufstelle für Besucher, Mitarbeitende und externe Dienstleister fungieren.Neben klassischen Empfangsaufgaben übernehmen Sie organisatorische Tätigkeiten im Office Management, koordinieren Termine und Veranstaltungen und unterstützen verschiedene administrative Prozesse. Wenn Sie gerne mit Menschen arbeiten, serviceorientiert handeln und Verantwortung übernehmen möchten, sind Sie hier genau richtig.Wir suchen im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung mit anschließender Übernahmeoption. 

Ihre Aufgaben

• Sie organisieren den Empfangsbereich und sind die erste Ansprechperson für Besucher, Mitarbeitende und externe Ansprechpartner
• Die Betreuung der Telefonzentrale sowie die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost gehören zu Ihrem Verantwortungsbereich
• Besucher, Boten, Paketdienste, Handwerker und weitere Dienstleister empfangen und koordinieren Sie professionell
• Sie bestellen Büromaterialien und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag
• Besprechungsräume koordinieren Sie und unterstützen bei Termin- und Raumbuchungen
• Mandantentermine sowie interne Veranstaltungen begleiten Sie organisatorisch – von der Bewirtung bis zur Cateringkoordination
• Bei der Organisation von Dienstreisen sowie der Erstellung von Reisekostenabrechnungen wirken Sie unterstützend mit
• Neue Mitarbeitende begleiten Sie während ihrer Einarbeitungsphase und unterstützen bei organisatorischen Fragen
• Eingehende Rechnungen bearbeiten und leiten Sie an die zuständigen Stellen weiter
• Mit Ihrem serviceorientierten Auftreten sorgen Sie täglich für einen professionellen und positiven Eindruck des Unternehmens

Ihre Fähigkeiten

• Sie verfügen über erste Berufserfahrung, idealerweise am Empfang, im Office Management, in der Hotellerie, im Kundenservice oder in einem vergleichbaren dienstleistungsorientierten Umfeld
• Ihre ausgeprägte Kommunikationsstärke und Ihr Organisationstalent zeichnen Sie aus
• Sie arbeiten vorausschauend, eigenverantwortlich und gleichzeitig gerne im Team
• Neue Aufgaben erfassen Sie schnell und setzen diese zuverlässig um
• Auch in stressigen Situationen behalten Sie den Überblick und setzen Prioritäten souverän
• Sie kommunizieren verhandlungssicher auf Deutsch
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden Ihr Profil ab
• Ein professionelles, freundliches und serviceorientiertes Auftreten ist für Sie selbstverständlich

Das wird Ihnen geboten

• Einfach bewerben – ganz ohne Anschreiben
• Moderner Arbeitsplatz & entspannte Atmosphäre
• Ein Team, das wirklich zusammenhält
• Flexible Home-Office-Möglichkeiten & echte Work-Life-Balance
• Gesundheitsangebote, die du wirklich nutzen kannst
• Fahrtkostenzuschuss on top
• Für Bewerber:innen komplett kostenlos