Executive Assistant & Office Management (gn)

PS Direkt - Job perfekt

Du bist ein Organisationstalent, arbeitest vorausschauend und behältst auch bei vertraulichen Aufgaben stets den Überblick? Dann erwartet dich eine verantwortungsvolle Position, in der du die Leitung im Tagesgeschäft unterstützt, organisatorische Abläufe koordinierst und mit deiner Diskretion sowie deinem professionellen Auftreten für einen reibungslosen Büroalltag sorgst.Wir suchen im Rahmen der Direktvermittlung.

Deine Aufgaben

• Du organisierst und koordinierst Geschäftsreisen einschließlich der Reisebuchung und Reisekostenabrechnung
• Termine bereitest du in enger Abstimmung mit den Referentinnen und Referenten professionell vor und nach
• Die Termin- und Kalenderkoordination übernimmst du eigenverantwortlich und behältst Prioritäten sowie Fristen jederzeit im Blick
• Besucherinnen, Besucher und Gesprächspartner empfängst und betreust du freundlich und professionell
• Eingehende Telefonate nimmst du entgegen und leitest Anfragen zuverlässig an die zuständigen Ansprechpartner weiter
• Datenbanken pflegst du sorgfältig und hältst relevante Informationen aktuell
• Die Leitung unterstützt du bei administrativen Aufgaben, der Dokumentenablage sowie bei vertraulichen organisatorischen Angelegenheiten
• Darüber hinaus übernimmst du eigenständig Sonderaufgaben und sorgst für einen professionellen Ablauf im Sekretariat

Deine Fähigkeiten

• Du verfügst über eine abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann für Büromanagement (gn), Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellter (gn) oder über eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation
• Idealerweise bringst du mindestens drei Jahre Berufserfahrung im Sekretariat, in der Assistenz oder im Office Management mit
• Organisationstalent, Eigeninitiative und eine strukturierte Arbeitsweise zeichnen dich aus
• Im Umgang mit Besuchern, Anrufern sowie internen und externen Ansprechpartnern überzeugst du durch Freundlichkeit, Professionalität und Souveränität
• Mit den gängigen MS-Office-Anwendungen – insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint – arbeitest du sicher und routiniert
• Du verfügst über eine sehr gute Ausdrucksweise sowie sichere Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse
• Diskretion, Loyalität, Zuverlässigkeit und ein hohes Verantwortungsbewusstsein sind für dich selbstverständlich

Das wird dir geboten

• Einfach bewerben – ganz ohne Anschreiben
• Moderner Arbeitsplatz & entspannte Atmosphäre
• Ein Team, das wirklich zusammenhält
• Flexible Home-Office-Möglichkeiten & echte Work-Life-Balance
• Gesundheitsangebote, die du wirklich nutzen kannst
• Fahrtkostenzuschuss on top
• Für Bewerber:innen komplett kostenlos